Caso prático de processamento de faturas com IA: resultados reais do maior operador de helicópteros da América Latina

A NovaGate Solutions criou uma plataforma de processamento de faturas com IA para a OHI (Omni Helicopters International), o maior operador de helicópteros da América Latina. Entre 8 de fevereiro e 18 de outubro de 2026, recebeu 1.468 documentos. 995 tornaram-se faturas aprovadas, 78% das quais sem uma única edição manual, e 182 duplicados foram travados à entrada. Uma pessoa aprovou cada fatura; a IA nunca aprovou nenhuma. Este caso de estudo mostra como funciona, como contamos e o que as pessoas continuam a fazer.

Resultados do processamento de faturas com IA: os números e como os contamos

Estas são medições do sistema em produção entre 8 de fevereiro e 18 de outubro de 2026, não estimativas. Cada métrica tem uma definição, porque o mesmo rótulo pode significar coisas diferentes em casos de estudo diferentes.

O que é o processamento de faturas com IA e em que difere do OCR?

O processamento de faturas com IA significa que um software lê as faturas dos fornecedores, extrai os campos que interessam, verifica-os e encaminha-os para a pessoa certa, com um modelo a fazer a leitura em vez de um template. O OCR clássico converte uma imagem em texto e depois precisa de regras para cada formato de fornecedor. Aqui, um modelo de IA multimodal lê diretamente o PDF, como o faria uma pessoa, pelo que um novo fornecedor não é um novo projeto. O modelo apenas lê. Depois, código simples verifica o resultado face aos dados mestre, e são as pessoas que tomam as decisões.

Esta divisão explica porque é que “basta acrescentar OCR” raramente resolve alguma coisa. Ler é a parte fácil. As partes caras são verificar, encaminhar, aprovar e arquivar, e a plataforma cobre as quatro.

Como é que uma fatura percorre a plataforma?

Acompanhe uma fatura da caixa de entrada ao arquivo. As paragens destacadas no diagrama são pontos de controlo: sítios onde a plataforma ou uma pessoa pode dizer que não.

1. Chega. A fatura entra por e-mail, através de uma caixa de correio dedicada, e passa para a plataforma sozinha. Um validador também pode carregar um documento à mão.
2. A IA lê. Um modelo multimodal, o Gemini da Google por defeito, com o Claude da Anthropic e os modelos da OpenAI como reserva automática, extrai do PDF o fornecedor, as datas, os valores e os detalhes das linhas, seja qual for o formato.
3. A plataforma verifica. Código simples compara os dados extraídos com os dados mestre (fornecedores aprovados, empresas do grupo e aeronaves) e atribui à fatura um resultado verde, âmbar ou vermelho. Os duplicados e os documentos que não são faturas ficam retidos aqui.
4. Uma pessoa revê. Um validador analisa o que a IA leu e corrige o que estiver errado. Cada correção fica guardada como uma versão de antes e depois.
5. Uma pessoa aprova. Se nada precisou de correção, um validador pode aprovar a fatura. Se alguém alterou um campo, a plataforma não deixa o validador aprová-la: segue para um aprovador.
6. Fica arquivada e registada. A fatura aprovada vai para a pasta da empresa certa no SharePoint do cliente e cada passo já consta do registo de auditoria.

Qual é a precisão em produção e o que significa realmente “touchless”?

Das 995 faturas aprovadas, 780 (78,4%) foram aprovadas sem qualquer edição manual. Chamamos-lhe taxa sem edições: nenhum campo foi alterado entre a leitura da IA e a aprovação. Não é o mesmo que touchless. Uma pessoa continua a abrir e a aprovar todas as faturas, porque a opção de aprovação automática da plataforma está desativada na OHI. Contada de forma estrita, a taxa totalmente touchless é de 0%, por opção.

As referências do setor publicadas apontam para uma taxa média de touchless de cerca de um terço das faturas e, nos melhores casos, de cerca de metade (ver a análise de referências da Parseur e o guia de touchless da Docsumo, que citam estudos da Ardent Partners), mas raramente dizem como se conta o touchless. Compare as definições antes de comparar os números. As restantes 215 faturas (21,6%) tiveram pelo menos um campo corrigido por uma pessoa. Não publicámos um valor de precisão campo a campo e desconfiaríamos de quem cite 99% sem indicar a dimensão da amostra.

Como deteta faturas duplicadas e documentos que não são faturas?

Os duplicados foram 182 dos 1.468 documentos (12,4%), cerca de um em cada oito. Os fornecedores reenviam faturas e as caixas de correio reencaminham cópias. Se nada for feito, cada cópia é um pagamento à espera de acontecer.

A plataforma bloqueia automaticamente uma repetição exata: mesmo fornecedor, número de fatura, data, montante e moeda. As quase-coincidências, como uma fatura e a respetiva nota de crédito que partilham número e data, são assinaladas a uma pessoa em vez de bloqueadas, porque bloquear um documento legítimo também é um erro. Os documentos que não são faturas têm o mesmo tratamento: 157 (10,7%), sobretudo avisos de pagamento, foram colocados em quarentena em vez de entrarem no fluxo de contas a pagar.

O que continuam as pessoas a fazer num fluxo de faturas com IA?

As pessoas continuam a fazer o trabalho que exige discernimento, e isso é deliberado. Os validadores verificam o que a IA leu e corrigem-no em cerca de uma fatura em cada cinco. Os aprovadores dão a aprovação final a todas as faturas que foram editadas. As pessoas analisam os alertas de possíveis duplicados e uma segunda pessoa aprova todas as alterações aos dados mestre dos fornecedores (151 aprovadas, 5 rejeitadas).

O que mudou foi o tipo de trabalho. Ninguém volta a digitar uma fatura nem anda à procura da pasta certa; as pessoas verificam a leitura da IA e decidem. É por isso que dizemos que o processamento de faturas com IA transforma as funções de contas a pagar em vez de as substituir.

Os limites são reais. A IA pode ler mal montantes, impostos ou o detalhe das linhas, sobretudo em formatos densos ou invulgares, e é por isso que uma pessoa revê o resultado e a plataforma o valida antes de qualquer aprovação.

De que controlos dispõe um auditor?

Uma plataforma financeira só é útil se o CFO a conseguir explicar a um auditor. Seis controlos sustentam isso.

• Funções separadas. Ninguém pode ter em simultâneo o papel de validador e de aprovador, e o administrador não pode ter nenhum dos dois. As funções são impostas no servidor, e não apenas na interface.
• Ninguém aprova as próprias edições. Um validador não pode aprovar uma fatura que foi editada; ela segue para um aprovador.
• Uma pessoa identificada em cada aprovação. Todas as 995 aprovações no registo de auditoria têm um utilizador e uma data e hora.
• Edições versionadas. Cada alteração manual fica guardada como uma versão de antes e depois, para se ver o que a IA leu e o que uma pessoa alterou.
• Dados mestre aprovados. As alterações a fornecedores, empresas do grupo e aeronaves exigem a aprovação de uma segunda pessoa, e cada escrita fica registada.
• Reprocessamento seguro. Uma fatura pode voltar a passar pelo circuito e a reposição não deixa estados incompletos.

Como se integra com o SharePoint e o Microsoft 365?

A OHI é um grupo de empresas e cada uma tem o seu lugar no SharePoint. As faturas chegam através de uma caixa de correio do Microsoft 365 e a plataforma encaminha cada fatura aprovada, segundo o mapa empresa-pasta da própria OHI, para o SharePoint do cliente. Um botão na plataforma abre a localização exata, pelo que “onde foi parar aquela?” tem resposta com um clique.

A plataforma em si é alojada, monitorizada e mantida pela NovaGate. A caixa de correio e o arquivo do SharePoint permanecem no Microsoft 365 do próprio cliente.

O que acontece quando um modelo de IA fica indisponível?

Os modelos de IA limitam o número de pedidos que se lhes pode enviar, e qualquer fornecedor pode ter uma hora má. Para um chatbot, é um incómodo. Para um processo de faturas, é uma paragem, por isso a plataforma nunca depende de um único modelo. Se o primeiro modelo recusar um pedido, a fatura passa para um modelo de reserva. Se mesmo assim ficar presa, a plataforma tenta de novo a cada hora, sozinha, e envia um e-mail de alerta, para que ninguém tenha de reparar num silêncio para perceber que algo está errado.

Se voltássemos a construí-la, a comutação por falha estaria na primeira versão. Um processo financeiro que depende de um único fornecedor externo tem um ponto único de falha com o nome de outra pessoa.

Construir ou comprar: porque é que a OHI recebeu uma plataforma à medida?

A OHI é um grupo de várias empresas, com faturas em várias moedas, uma estrutura de SharePoint própria, um modelo de funções próprio e dados mestre específicos da aviação, como as aeronaves. As ferramentas de contas a pagar de prateleira são construídas em torno de um processo padrão, e ajustar um grupo destes a uma delas costuma significar mudar o processo para servir a ferramenta.

A regra prática, com honestidade: se as suas faturas vêm de uma só entidade, de um só ERP e de uma conciliação padrão com notas de encomenda, compre primeiro. Construa quando a forma da sua organização for a parte difícil. Para dimensionar a oportunidade, em qualquer dos casos, use a calculadora de ROI.

“A equipa da NovaGate aproveita o tempo para compreender os processos e desafios, traduzindo os requisitos de negócios em soluções práticas e eficazes. Recomendo confiantemente a NovaGate a qualquer organização que procure um parceiro tecnológico que combine a expertise técnica com uma compreensão genuína das necessidades dos seus clientes.”

O que voltaríamos a fazer

• Valide antes de uma pessoa ver. Verificar primeiro os dados face aos dados mestre torna a revisão mais rápida e mais útil.
• Faça das funções uma questão do servidor. Uma separação de funções que só existe na interface não é uma separação de funções.
• Planeie a indisponibilidade do modelo. A comutação por falha e as novas tentativas pertencem à primeira versão, não à segunda.
• Trate o arquivo como parte do produto. Encaminhar uma fatura aprovada para a pasta certa é o passo que a equipa financeira sente todos os dias.
• Defina cada métrica no primeiro dia. O histórico de versões e o registo de auditoria são o que nos permite contar com honestidade uma taxa sem edições.

Perguntas frequentes sobre o processamento de faturas com IA

Qual é a precisão do processamento de faturas com IA?

Neste projeto, 78,4% das faturas aprovadas não precisaram de qualquer edição manual ao longo de oito meses de produção, e uma pessoa verificou cada uma. Indicamos a taxa sem edições em vez de um valor de precisão ao nível do campo, porque um número de precisão de destaque, sem amostra nem definição, diz muito pouco.

Qual é uma boa taxa de processamento touchless de faturas?

Depende da forma como é contada. Os relatórios do setor apontam para uma média de cerca de um terço das faturas e, nos melhores casos, de cerca de metade, mas as definições diferem. Defina primeiro a sua (sem edições, ou sem qualquer clique humano) e depois meça-a nas suas próprias faturas.

A IA vai substituir quem trabalha em contas a pagar?

Aqui não substituiu. O trabalho passa de digitar e procurar para verificar a leitura da IA e tomar decisões. Validadores, aprovadores e equipa financeira continuam todos no circuito.

A IA pode aprovar faturas sozinha?

Tecnicamente, sim: a plataforma tem uma opção de aprovação automática para faturas sem problemas. A OHI mantém-na desativada, para que cada aprovação tenha uma pessoa identificada por detrás. Ativá-la ou não é uma decisão de risco de cada empresa, não uma decisão técnica.

O que acontece quando a IA erra numa fatura?

Um validador corrige-a antes da aprovação, a correção é guardada como uma versão de antes e depois, e as verificações dos dados mestre e as regras de duplicados correm de novo. Nada chega ao arquivo sem a aprovação de uma pessoa.

Funciona quando as faturas de cada fornecedor têm um aspeto diferente?

Esse é o caso normal. Um modelo multimodal lê o formato diretamente, por isso um novo fornecedor não precisa de um template. A plataforma verifica depois o resultado face aos dados mestre e assinala o que não encaixa.

Funciona com o SharePoint, o Microsoft 365 e várias entidades jurídicas?

Sim. As faturas aprovadas são arquivadas no SharePoint do cliente, na pasta certa para cada empresa do grupo, e os dados mestre abrangem fornecedores, empresas do grupo e aeronaves. As faturas em dólares norte-americanos, euros e libras esterlinas passam pelo mesmo circuito.

Que modelos de IA leem as faturas?

Modelos multimodais da Google (Gemini), da Anthropic (Claude) e da OpenAI, com comutação por falha automática entre eles. O conteúdo das faturas é enviado ao fornecedor para leitura, por isso a escolha do fornecedor, a região e as condições de tratamento de dados fazem parte da conceção para cada cliente.

O processamento de faturas com IA está em conformidade com o RGPD?

Isso depende da configuração, e não da IA em si: que fornecedor processa os documentos, onde, ao abrigo de que contrato e se os seus dados são usados para treino. Definimos e documentamos essas escolhas com cada cliente antes da entrada em produção. Para as analisar no seu caso, fale com a NovaGate Solutions.

Quanto custa o processamento de faturas com IA e em quanto tempo se paga?

Depende do volume de faturas, da parcela de trabalho manual e do número de sistemas envolvidos. A calculadora de ROI dá-lhe uma primeira estimativa em poucos minutos, e um piloto com as suas próprias faturas dá-lhe números reais.

Próximos passos

Se a sua equipa financeira trata documentos em vários sistemas, leia o que automatizar primeiro e o que manter manual, explore os outros casos de clientes ou estime o seu potencial com a calculadora de ROI. Pode também falar com a NovaGate Solutions sobre um piloto com as suas próprias faturas.